個人情報保護宣言
個人情報保護宣言（プライバシーポリシー）
〔平成17年4月1日制定〕
〔令和6年4月1日最終改定〕
山形県信用保証協会は信用保証協会法（昭和２８．８．１０法律第１９６号）に基づく法人であり、中小企業等の皆様が金融機関から貸付等を受けるについて、貸付金等の債務を保証することを主たる業務としており、信用保証協会の制度の確立をもって中小企業等の皆様に対する金融の円滑化を図ることを目的としております。
業務上、お客様の個人情報を取得・利用等をさせていただくことになりますが、お客様の個人情報の取扱いについて以下の方針で取り組み、適正な個人情報の保護に努めてまいります。
（１）個人情報に関する法令等の遵守
当協会は個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号）などの法令およびガイドライン等を遵守して、お客様の個人情報を取り扱います。
（２）個人情報の取得・利用・提供
- 当協会では、信用保証業務の適切な運営の遂行のためにお客様の個人情報を適正に取得し、利用します。なお、利用目的の詳細につきましては当協会ホームページの「個人情報保護法に基づく公表事項等に関するご案内」の１．「当協会が取り扱う個人情報の利用目的」に公表しておりますのでご覧ください。
- 取得したお客様の個人情報は、法令等に定める一定の場合を除き、上記記載の利用目的以外には使用いたしません。
- 取得したお客様の個人情報は、法令等に定める一定の場合を除き、お客様の同意を得ないで第三者には提供・開示しません。
- お客様の本籍地等の業務上知り得た公表されていない情報を、適切な業務の運営の確保その他必要と認められる目的以外の目的には使用いたしません。
（３）個人データの適正管理
お客様の個人データ（当協会が取得し、又は取得しようとしている個人情報であって、当協会が個人データとして取り扱うことを予定しているものを含む。以下本項において同じ。）について、組織的・人的・物理的・技術的安全管理措置を継続的に見直し、お客様の個人データの取扱いが適正に行われるように定期的に点検するとともに、個人情報保護への取り組みを見直します。安全管理措置の主な内容につきましては、当協会ホームページの「個人情報保護法に基づく公表事項等に関するご案内」の９．「保有個人データの安全管理措置に関する事項」に公表しておりますのでご覧ください。
（４）個人情報保護の維持・改善
当協会は、お客様の個人情報の取扱いが適正に行われるように定期的に点検するとともに、個人情報保護への取り組みを見直します。
（５）個人データの委託
- 当協会は、個人情報保護法第２７条第５項第１号の規定に基づき個人データに関する取扱いを外部に委託する場合があります。
- 委託する場合には適正な取扱いを確保するため契約の締結、実施状況の点検などを行います。
（６）保有個人データ等の開示・利用目的の通知
- 法令等に定める一定の場合を除き、お客様は、当協会が保有するお客様ご自身の個人データ等の開示およびその利用目的の通知を求めることができます。
- 請求の方法は当協会窓口に備置してある個人情報開示請求書に所定の事項を記載のうえ、ご本人確認書類を添付して当協会窓口に持参または郵送ください。
- 個人データの開示および利用目的の通知につきましては１申請ごとに500円をいた
だきます。
（７）保有個人データの内容の訂正等、利用停止等、第三者提供の停止
- 当協会が保有する個人データについて、内容の訂正・追加・削除、利用停止、消去または第三者提供の停止のご要望がある場合は、下記の窓口にご連絡ください。調査確認のうえ、法令等に定める一定の場合を除き、ご対応いたします。
- （６）（７）の具体的な手続につきましては当協会ホームページの「個人情報保護法に基づく公表事項等に関するご案内」の８．（３）「開示等の請求等に応じる手続等に関する事項」をご覧ください。
（８）質問・苦情について
当協会は、お客様からの個人情報に関する質問・苦情について適切かつ迅速に取り組みます。
（９）開示・利用目的の通知・内容の訂正等・利用停止等・第三者提供の停止・安全管理措置・相談・質問・苦情窓口
当協会における個人情報等に関する各種のお問い合わせの窓口は以下のとおりです。
住所：山形市城南町一丁目１番１号
電話番号：023－647－2245
部署名：総務部 総務統括課
そのほか相談窓口でも御相談をお受けしています（住所等詳細につきましては、当協会ホームページ『申込・相談窓口』をご覧ください。）。
個人データの安全管理に係る基本方針
当協会は、個人データ（当協会が取得し、又は取得しようとしている個人情報であって、当協会が個人データとして取り扱うことを予定しているものを含む。以下同じ。）の安全管理に係る基本方針として、次の事項を定めます。
- 個人データについては、個人情報保護法、ガイドラインなどの法令等を遵守して厳重管理します。
- 当協会は、個人データの安全管理の一元管理を図る体制を構築します。
- 当協会は、当協会の役職員として取るべき行動を具体的に示すものとして、別途「個人データ管理規程」を制定します。
- 当協会は、役職員に個人データの安全管理を周知徹底させるため計画的に教育・研修などを行います。
- 当協会は、本基本方針の遵守状況などを定期的に点検・評価して適宜安全管理対策を見直し、適正な安全管理に努めます。
- 当協会は、本基本方針を必要に応じて継続的に改善することに努めます。
平成17年4月1日制定
［令和6年4月1日 最終改定］
山形県信用保証協会
個人情報保護法に基づく公表事項等に関するご案内
個人情報保護法（以下「法」といいます。）は、所定の事項を、公表、もしくは本人が容易に知りうる状態に置くべきものと定めています。
以下では、これらの事項を公表等のため掲載させていただきますので、ご覧下さいますようお願い申し上げます。
山形県信用保証協会
平成１７年４月１日制定、令和6年４月１日最終改訂
記
１．当協会が取り扱う個人情報の利用目的（法２１条１項関係）当協会は、個人情報の利用に関し、以下に掲げる事項を遵守いたします。
- 法に基づき、お客さまの個人情報を、信用保証業務およびこれに付随する業務ならびに下記利用目的の達成に必要な範囲で利用すること
- お客さまの本籍地等の業務上知り得た公表されていない情報を、適切な業務の運営の確保その他必要と認められる目的以外の目的のために利用しないこと
- 経営・金融・各種制度利用の相談の受付
- 保証申込・条件変更申込の受付
- 保証利用資格の確認
- 保証・条件変更の審査
- 保証・条件変更の決定
- 保証取引の継続的な管理
- 法令等や契約上の権利の行使や義務の履行
- 取引上必要な各種郵便物の送付
- 信用保険・損失補償契約の相手方に提供する場合等適切な業務の遂行に必要な範囲での第三者提供
- 市場調査およびデータ分析ならびにアンケート等の実施
- 各種保証制度利用のご提案
- 保証料の返戻
- 求償権の行使
- 信用保証協会団体信用生命保険制度に関する事務手続
- その他中小企業金融および信用補完制度の適正な運営
２．各種アンケート等における利用目的の限定
当協会は、お客さまにとって利用目的が明確になるよう具体的に定めるとともに、例えば、各種アンケート等への回答に際しては、アンケートの集計のためのみに利用するなど、取得の場面に応じ、利用目的を限定するよう努めます。
３．個人情報の取得元またはその取得方法について
当協会では、例えば以下のような情報源から個人情報を取得することがあります。
（取得する情報源の例）
- 信用保証委託申込書など、お客さまにご記入・ご提出いただく書類等により直接提供される場合
- お客さまが信用保証協会保証付融資を受けられた金融機関から、個人情報が提供される場合
- 債権回収会社等の委託先から、個人情報が提供される場合
４．ダイレクト・マーケティングの中止について
当協会は、お客さまからダイレクト・マーケティングの中止のお申し出があった場合には、遅滞なくそれ以降の当該目的での利用・提供を中止する措置をとります。
中止を希望されるお客さまは、以下に掲げる窓口までお申し出ください。
山形県信用保証協会 総務部 総務統括課 電話番号023－647－2245
５．個人データの取扱いの委託について
当協会がお客さまの個人情報の取扱いを委託する場合は、お客さまの個人情報の安全管理が図られるよう適切に監督いたします。
当協会では、例えば、以下のような場合に、個人データの取扱いの委託を行っております。
（委託する事務の例）
- 行方不明先等の調査業務
- 債権管理回収業務
６．個人情報の第三者提供について（法２７条１項関係）
当協会は、お客さまより取得させていただいた個人情報を適切に管理し、法令等に定められた一定の場合を除き、あらかじめお客さまの同意を得ることなく第三者に提供することはありません。
なお、お客さまの個人情報を第三者に提供すること、および個人情報の取得にあたっての利用目的については、次のような様式によりお客さまの同意を得ることとしております。
７．共同利用に関する事項（法２７条５項３号関係）
法２７条５項３号は、第三者提供の例外として、個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨および一定の事項を本人が容易に知り得る状態に置いているときは、第三者提供にいう「第三者」に該当せず、あらかじめお客さまの同意を得ないで、その共同利用者に個人データを提供できることを定めています。
（１）共同利用される個人データの項目
- 創業年月・従業員数等、保証委託申込書・条件変更申込書ならびに申込時および申込後提出する書類に記載された情報②財務評価に関する情報等、保証審査に関する情報
- 保証承諾金額・保証期間等、保証承諾の内容に関する情報
- 条件変更内容・条件変更回次等、条件変更の内容に関する情報
- 事故発生事由・期限の利益喪失年月日等、事故発生の内容に関する情報
- 代位弁済金額・代位弁済原因等、代位弁済の内容に関する情報
- 求償権金額・法的措置の内容等、求償権回収に関する情報
- その他信用保証協会業務に関する統計資料作成のために必要な情報
（２）共同利用者の範囲
- 信用保証協会法（昭和28年法律第196号）に基づく信用保証協会具体的な名称についてはこちらをご覧下さい。
- 一般社団法人全国信用保証協会連合会
（３）利用目的
信用保証協会業務に関する統計資料の作成・分析
（４）個人データの管理について責任を有する者の名称、住所、代表者の氏名
〒１０１－８５３４
東京都千代田区神田司町二丁目１番地
一般社団法人全国信用保証協会連合会
代表者の氏名については連合会のホームページをご覧ください。
８．当協会が取り扱う保有個人データに関する事項（法３２条１項関係）次のとおりです。
（１）当該個人情報取扱事業者（当協会）の名称、住所、代表者の氏名
〒９９０―８５８０
山形県山形市城南町一丁目１番１号 山形県信用保証協会
代表者の氏名についてはこちらのページをご覧ください。
（２）すべての保有個人データの利用目的
１．をご参照ください。
（３）開示等の請求等に応じる手続等に関する事項（法３７条関係）
当協会では、例えば保証審査内容等の法令等に定められた一定の場合を除き、本人またはその代理人からの保有個人データの利用目的の通知の求め、保有個人データの開示（第三者提供記録の開示を含む。以下同じ。）、訂正等、利用停止等、第三者提供の停止の請求（以下「開示等の請求等」といいます。）に対応させていただいております。
①開示等の請求等のお申出先
開示等の請求等は下記宛、当協会所定の申請書（②参照）に必要書類を添付のうえ、持参または郵送によりお願い申し上げます。なお、郵送の場合は封筒に朱書きで「開示等請求書類在中」とお書き添えいただければ幸いです。
〒９９０―８５８０
住所 山形県山形市城南町一丁目１番１号 山形県信用保証協会 総務部 総務統括課 電話番号023－647－2245
②開示等の請求等に際して提出すべき書面（様式）等
「開示等の請求等」を行う場合は、次の申請書（A）をダウンロードし、所定の事項を全てご記入のうえ、本人確認のための書類（B）および依頼人確認のための書類（C）（本人と依頼人が異なる場合）を添付してください。
（A）当協会所定の申請書
（B）本人確認のための書類
（例）運転免許証、パスポートのコピー（※）１通
（C）依頼人確認のための書類
・印鑑証明書（依頼人）
※原本を確認させていただく場合がありますので、ご了承ください。
③代理人による「開示等の請求等」
「開示等の請求等」をする者が本人、未成年者または成年被後見人の法定代理人もしくは開示等の請求等をすることにつき本人が委任した代理人である場合は、前項の書類に加えて、下記の書類（（A）または（B））を添付してください。
（A）法定代理人の場合
- 成年後見人の場合は当協会所定の届出書１通
- 法定代理権があることを確認するための書類（（例）戸籍謄本、親権者の場合は扶養家族が記入された保険証のコピー（※））１通
- 未成年者または成年被後見人の法定代理人本人であることを確認するための書類（（例）法定代理人の運転免許証、パスポートのコピー（※））１通
（B）委任による代理人の場合
- 当協会所定の代理人選任届１通
- 本人の印鑑証明書１通
- 代理人本人であることを確認するための書類（（例）代理人の運転免許証、パスポートのコピー（※））１通
※原本を確認させていただく場合がありますので、ご了承ください。
④開示等の請求等の手数料の額およびその徴収方法
「開示等」のうち、「保有個人データの利用目的の通知」の求めまたは「保有個人データの開示」の請求については、以下の手数料を徴収させていただきます。
１回の申請ごとに500円
当協会窓口にてお支払いいただくか、郵送の場合は500円分の定額小為替を申請書類に同封してください。
※手数料が不足していた場合、および手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示等の請求がなかったものとして対応させていただきます。
⑤開示等の請求等に対する回答方法
「開示等」のうち、「保有個人データの開示」の請求については、書面の交付または電磁的記録の提供による方法のうちお客さまが指定された方法（※）により遅滞なくご回答いたします。その他の「開示等」につきましては、適宜の方法により遅滞なくご回答いたします。
なお、代理人による開示等の請求等に対しては、お客さまご本人に直接回答する場合がありますので、ご了承ください。
※電磁的記録による開示が困難な場合や開示方法のご指定がない場合は、書面により開示させていただきます。
⑥開示等の請求等に関して取得した個人情報の「利用目的」
開示等の請求等にともない取得した個人情報は、開示等の請求等に応ずるために必要な範囲内で取り扱うものとします。
※「保有個人データ」の不開示事由について次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、ご通知申し上げます。また、不開示の場合についても所定の手数料をいただきます。
- 申請書に記載されている住所または本人確認のための書類に記載されている住所と当協会の登録住所が一致しないときなど、本人確認ができない場合
- 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
- 所定の申請書類に不備があった場合
- 開示の請求の対象が「保有個人データ」または「第三者提供記録」に該当しない場合
- 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
- 当協会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
- 他の法令に違反することとなる場合
９．保有個人データの安全管理措置に関する事項（法３２条１項４号、施行令１０条、法２３条関係）
当協会は、個人データ（当協会が取得し、又は取得しようとしている個人情報であって、当協会が個人データとして取り扱うことを予定しているものを含む。以下本項において同じ。）について、漏えい、滅失または毀損の防止等、その管理のために次のとおり、必要かつ適切な安全管理措置を講じています。
（基本方針の策定）
- 個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問および苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定
（個人データの取扱いに係る規律の整備）
- 取得・入力、利用・加工、保管・保存、移送・送信、消去・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について個人データの取扱規程を策定
（組織的安全管理措置）
- 個人データの取扱いに関する管理責任者等を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者および当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、個人情報保護法や個人データの取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備
- 個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署による監査を実施
（人的安全管理措置）
- 個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施
- 個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載
（物理的安全管理措置）
- 個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施
- 個人データを取り扱う機器、電子媒体および書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施
（技術的安全管理措置）
- アクセス制御を実施して、担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定
- 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入
１０．苦情の受付窓口に関する事項（法３２条１項４号、施行令１０条、法４０条関係）
（１）個人情報の取扱いに関する苦情の申出先
当協会の個人情報の取扱いに関する苦情については、以下に掲げる窓口までお申し出下さい。
①お電話による場合
山形県信用保証協会 総務部 総務統括課 電話番号023―647―2245
②お手紙による場合
〒９９０―８５８０
山形県山形市城南町一丁目１番１号
山形県信用保証協会 総務部 総務統括課
そのほか相談窓口でも御相談をお受けしています（住所等詳細につきましては、当協会ホームページ『申込・相談窓口』をご覧ください。）。
１１．備考
当協会が、お客さまへの通知、同意書等のご承認の方法により、別途、利用目的等を個別に示させていただいた場合等には、その個別の利用目的等の内容が、以上の記載に優先いたします。ご了承ください。
以上
個人番号及び特定個人情報の適正な取り扱いに関する基本方針
〔令和４年４月１日最終改訂〕
山形県信用保証協会は、個人番号及び特定個人情報（以下「特定個人情報等」という。）の取り扱いについて、以下の方針で取り組み、適正な取り扱いに努めて参ります。
１．事業者の名称
山形県信用保証協会
２．関係法令・ガイドライン等の遵守
当協会は、特定個人情報等の取り扱いに関し、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「番号法」といいます。）及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」（以下「ガイドライン」といいます。）、並びに「個人情報の保護に関する法律」（以下「個人情報保護法」といいます。）を遵守します。
３．利用目的当協会は、提供を受けた特定個人情報等を以下の目的で利用します。
- 謝金、不動産使用料等の支払先の特定個人情報等
-
- 謝金、料金、契約金に関する支払調書作成事務
- 不動産取引に関する支払調書作成事務
-
- 当協会の役職員等の特定個人情報等
- 【税務】
- 源泉徴収票作成事務
- 財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申込書提出事務
- 【社会保険】
- 健康保険・厚生年金保険・厚生年金基金に関する届出、申請、請求事務
- 雇用保険・労災保険に関する届出、申請、請求事務
- 【税務】
- 当協会役職員等の配偶者及び扶養親族等の特定個人情報等
- 【税務】
- 源泉徴収票作成事務
- 【社会保険】
- 健康保険・厚生年金保険に関する届出事務
- 国民年金第３号被保険者の届出事務
- 【税務】
４．安全管理措置に関する事項
当協会は、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人番号の適切な管理のために、別途「個人番号及び特定個人情報取扱規程」を定め、これを遵守します。
５．委託の取り扱い
当協会は、特定個人情報等の取り扱いを第三者に委託することがあります。この場合、当協会は、番号法及びガイドライン並びに個人情報保護法に従って、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
６．継続的改善
当協会は、特定個人情報等の取り扱いを継続的に改善するよう努めます。
７．特定個人情報等の開示
当協会は、本人又はその代理人から、当該特定個人情報等に係る保有個人データの開示の請求があったときは、次の場合を除き、遅滞なく回答します。
- 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
- 当協会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
- 法令に違反することとなる場合
特定個人情報等に係る保有個人データの開示に関するお問い合わせは下記までお願いいたします。
山形県信用保証協会 総務部 総務統括課
電話番号０２３－６４７－２２４５
８．質問及び苦情処理の窓口
当協会の当該特定個人情報等の取り扱いに関する質問又は苦情につきましては、下記までお問い合わせ下さい。
山形県信用保証協会 総務部 総務統括課
電話番号０２３－６４７－２２４５
平成２７年１２月４日
山形県信用保証協会
